Cómo crear una encuesta de reunión

Programar reuniones en el ajetreado entorno empresarial actual puede resultar complicado. Afortunadamente, las plataformas de programación automática como Calendly pueden solucionar este problema. Además, los usuarios pueden utilizar Calendly Meeting Poll para programar reuniones grupales sin problemas. De esta manera, podrás concertar reuniones con personas que estén tan ocupadas como tú.

Calendly: Cómo crear una encuesta de reunión

Este artículo explicará todo lo que necesita saber sobre las encuestas de reuniones de Calendly y cómo configurarlas.

¿Qué es una encuesta de reunión?

La encuesta de reuniones de Calendly es una nueva característica para reducir el estrés de encontrar un horario común al programar una reunión grupal. Las encuestas de reuniones le ayudan a afrontar el habitual esfuerzo estresante y que requiere mucho tiempo para concertar una hora de reunión conveniente para todos los participantes.

Quizás la mejor parte de esta función es que es gratuita para todos los usuarios de Calendly, independientemente de su plan. Es importante destacar que los participantes no necesitan una cuenta de Calendly para acceder o unirse a la reunión.

Funciona configurando un enlace de encuesta de reunión con horarios disponibles para que los invitados voten. Estos horarios se pueden ver en la zona horaria local de cada huésped. Cada persona elige el mejor momento para ellos y el anfitrión puede seleccionar el mejor momento disponible para todos en función de los resultados de la encuesta.

Puede crear una encuesta dentro de la plataforma o mediante las extensiones de Gmail, Chrome y Firefox de Calendly.

Cómo configurar la encuesta de la reunión de Calendly

Siga los pasos a continuación para configurar una encuesta desde el menú Crear de Calendly.

Paso 1: Selecciona los horarios disponibles

  1. Inicie sesión en su página de inicio de Calendly.
    Iniciar sesión en Calendly
  2. clickea en + Crear y seleccione Encuesta de reunión.
    Seleccionar encuesta de reunión en el menú Crear en Calendly
  3. Bajo Huso horario, elige la zona horaria que deseas utilizar. Los invitados verán la hora en sus respectivas zonas horarias.
    Seleccionar la zona horaria correcta en la configuración de la encuesta de la reunión en Calendly
  4. Establezca la duración de su reunión en Duración.
    Establecer la duración de la reunión en la configuración de la encuesta de la reunión en Calendly
  5. Si utiliza una cuenta corporativa y desea agregar hosts adicionales a su organización, puede hacerlo en Anfitrión.
    Identificar organizadores en la configuración de encuestas de reuniones en Calendly
  6. Elija su horario de Calendly para ver los horarios disponibles. Los horarios no disponibles en su agenda aparecerán atenuados en el calendario mostrado.
    Encontrar horarios de reunión disponibles para la encuesta de reuniones en Calendly
  7. Pase el cursor sobre el calendario para seleccionar los horarios en los que los invitados pueden votar. Puede ofertar hasta 40 veces, incluidos los tiempos superpuestos. También puede eliminar una ranura seleccionada tocando la X junto a esa ranura específica o haciendo clic en Limpiar todo para eliminar todos los tiempos seleccionados.
    Establecer posibles horarios de reunión para la encuesta de reuniones en Calendly
  8. Si está satisfecho con todos los tiempos seleccionados, presione Próximo.
    Haga clic en Siguiente en la configuración de la encuesta de reuniones de Calendly

Paso 2: agregar detalles de la reunión

  1. Bajo Detalles de la reuniónpresentar el Nombre de la reunióny establecer el Idioma invitado Es Lugar de reunión.
    Actualización de los detalles de la reunión en Calendly
  2. clickea en Agregar detalles/horario si desea agregar detalles.
    Haga clic en el enlace Agregar detalles/Agenda en el menú Detalles de la reunión en Calendly
  3. Bajo ajusteselegir Visibilidad del voto si desea que los participantes vean los nombres y votos de los demás. También puede optar por reservar horarios seleccionados si desea que Calendly coloque marcadores de posición temporales en su calendario para todos los horarios elegidos hasta que se reserve uno.
    Alternar la visibilidad de los votos en la configuración de la reunión en Calendly
  4. Seleccionar Publicar encuesta de reunión para publicar la encuesta.

Aún puedes editar la encuesta después de publicarla.

  1. Ir a Eventos programados en su página de inicio.
  2. clickea en Pendiente.
    Seleccionar la pestaña Pendiente en la página Eventos programados en Calendly
  3. Busque el evento que desea editar. Seleccionar Detalles.
    Seleccionar detalles en la página Eventos pendientes en Calendly
  4. Hacer clic Editar encuesta.
  1. La plataforma generará automáticamente un enlace para usted. Pero si desea editarlo, seleccione el texto en el cuadro e ingrese el texto que prefiera.
    Haga clic en el ícono Editar al lado del enlace de invitación en la ventana Compartir encuesta en Calendly
  2. clickea en Ver esta encuesta si quieres ver cómo les aparecerá la encuesta a los invitados.
    Al hacer clic en el enlace Ver página en vivo en la ventana Compartir encuesta en Calendly
  3. Si está satisfecho, seleccione Copiar link.
  4. Pegue el enlace en un mensaje y envíelo a los participantes.

Paso 4: programa el mejor momento

Una vez que los participantes voten sobre su horario preferido, podrá elegir el mejor horario disponible según los resultados.

  1. Desde su página de inicio, vaya a Eventos programados.
  2. clickea en Pendiente.
  3. Busque el evento que desea editar. Seleccionar Detalles.
  4. Seleccionar detalles en la página Eventos pendientes en Calendly
  5. Encuentra tu horario preferido y selecciona Reservar hora de reunión.
    Haga clic en el enlace Reservar hora de reunión en la página Detalles del evento en Calendly
  6. Confirme la precisión de la lista de invitados y elija Programar reunión.
    Al hacer clic en el botón Programar reunión en la ventana Reunión de Calendly

Cuando reserve, usted y sus invitados recibirán una invitación de calendario con los detalles y la ubicación de su reunión.

Cómo configurar la encuesta de reuniones de Calendly en Chrome o Firefox

Puede configurar una encuesta de reunión directamente desde Chrome o Firefox instalando la extensión Calendly.

  1. Una vez instalada, abra la extensión desde la barra de herramientas del navegador.
  2. clickea en Crear en la parte superior de la página de extensión.
    Haciendo clic en el botón + Crear en Calendly
  3. Seleccionar Encuesta de reunión.
    Seleccionar encuesta de reunión en el menú Crear en Calendly
  4. Se abrirá automáticamente una nueva pestaña del navegador en su cuenta de Calendly para configurar su encuesta.
    Seleccionar la pestaña Calendario en el menú de encuesta de la reunión en Calendly
  5. Utilice la información anterior para configurar la encuesta de su reunión.

Cómo configurar la encuesta de reuniones de Calendly en Gmail

También puedes configurar una encuesta directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail.

  1. Abra su extensión Calendly Chrome y habilite la Gmail integración. Esto mostrará automáticamente un ícono de Calendly en su menú de Gmail.
    Alternar la integración de Gmail en la extensión Calendly en Google Chrome
  2. Haga clic en el icono y seleccione el Encuesta de reunión opción.
    Haga clic en el botón de encuesta de la reunión en la ventana Nuevo mensaje de Gmail.
  3. Esto abrirá automáticamente su cuenta de Calendly en una nueva pestaña.
  4. Siga las instrucciones anteriores para crear una encuesta de reunión.

Reuniones de grupo simplificadas

Calendly Meeting Poll ha hecho que la programación de reuniones grupales sea rápida y sencilla. Si alguna vez ha tenido problemas para coordinar reuniones con colegas o clientes, sus oraciones han sido respondidas. Puede concertar una reunión en una fecha y hora conveniente para ambos con un rápido clic o toque. De esta manera, nunca más volverás a perderte otra reunión.

A continuación, es posible que desees saber qué hacer si Calendly no muestra tu disponibilidad.

Preguntas frecuentes

¿Quién puede crear una encuesta de reunión?

La función de encuesta de reuniones está disponible en todos los planes. De modo que cualquier persona con una cuenta de Calendly puede configurar una encuesta de reunión.

¿Quién puede votar en la encuesta de la reunión de Calendly?

Cualquiera que tenga la encuesta puede votar en la encuesta de la reunión, independientemente de si tiene una cuenta de Calendly o no.

¿La encuesta de reuniones de Calendly funciona para asistentes en diferentes zonas horarias?

Con la herramienta de detección de zona horaria de Calendly, Calendly detectará la zona horaria de cada huésped a través de su navegador o dispositivo para mostrar las horas en su zona horaria.

¿Existe un número máximo de electores en las reuniones de votación?

Puede invitar a 40 participantes a través de la encuesta de la reunión.

Mira también
Cerrar
Botón volver arriba